Compartilhamento de informação e conhecimento

COMPARTILHAMENTO DE INFORMAÇÃO E
CONHECIMENTO: INSERINDO PRÁTICAS DE GESTÃO
DO CONHECIMENTO NUM SISTEMA DE BIBLIOTECAS
UNIVERSITÁRIAS FEDERAIS

Paula Carina de Araújo
Suzana Zulpo Pereira
Maria Emilia Pecktor de Oliveira

Resumo: Apresenta uma proposta para promover um ambiente propício ao
compartilhamento de informação e conhecimento entre os servidores do Sistema de
Bibliotecas (SiBi) da Universidade Federal do Paraná (UFPR). Inicia com uma
breve descrição do SiBi/UFPR e a seguir discute questões ligadas ao ambiente
organizacional e à gestão do conhecimento (GC). Dentro dessa temática, são
definidos conceitos como: GC e cultura organizacional juntamente com a proposta
propriamente dita. As sugestões aqui apresentadas fazem parte do início de um
projeto maior a ser desenvolvido, pois ao potencializar o compartilhamento da
informação e do conhecimento, a primeira etapa da GC será colocada em prática.
Entende-se que incentivar essa prática em Bibliotecas Universitárias (BUs) é
fundamental para a preservação do conhecimento organizacional, para o
aprendizado e para vencer os desafios da mudança da cultura organizacional que se
apresentam.

Palavras-chave: Biblioteca universitária; Cultura organizacional; Gestão do
conhecimento; Sistema de Bibliotecas – SiBi.

1 INTRODUÇÃO

As organizações do mundo todo estão cada dia mais
preocupadas em preservar o capital intelectual nelas existente. Logo,
cresce o incentivo para o compartilhamento de informação e

Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v.15, n.1, p. 244-259 jan./jun., 2010.

244

conhecimento, os quais são bens preciosos e que estão se perdendo à
medida que não lhes é dado o devido valor.
As pessoas ainda demonstram certa resistência a essa prática,
mas tal pensamento precisa ser mudado para que se alcance o
sucesso necessário para o desenvolvimento da organização e de seu
capital intelectual. A organização biblioteca é por natureza local de
disseminação da informação e produção de conhecimento, portanto
não pode ficar a margem desse processo. Para Dudziak, Villela e
Gabriel (2002), o desafio para as organizações está na adequação de
sua cultura de modo que se crie um clima propício à mudança e ao
aprendizado.
O capital humano é cada dia mais valorizado, seja em
instituições privadas ou públicas, pois há um esforço crescente por
parte das organizações para se colocarem à frente de seus
concorrentes no sentido de disponibilizar aos seus clientes produtos e
serviços de qualidade. E, justamente por isso, saber administrar o
capital intelectual pode ser um dos grandes diferenciais de uma
organização. Ouve-se falar muito em Gestão do Conhecimento (GC)
como processo que proporciona integração e compartilhamento
dentro de uma equipe, o que se apresenta como diferencial
competitivo.
Apresentar-se-á nesse trabalho uma proposta de
desenvolvimento de um ambiente organizacional voltado para o
compartilhamento de informação e conhecimento entre os servidores
do SiBi da UFPR. Esse é considerado o primeiro passo para a
constituição de um processo sólido de GC, o qual envolve muitas
outras ações.

2 SISTEMA DE BIBLIOTECAS (SiBi) DA UNIVERSIDADE
FEDERAL DO PARANÁ (UFPR)


245

A Biblioteca Universitária (BU) da Universidade Federal do
Paraná (UFPR) tem como objetivo principal possibilitar aos usuários
o acesso à informação, ampliando sua participação em todas as
instâncias dos processos sociais, culturais e educacionais, e também,
oferecer suporte informacional aos programas de ensino, pesquisa e
extensão. Sua missão é oferecer, com qualidade e confiabilidade,
serviços e produtos de informação para a comunidade universitária,
explorando as potencialidades da tecnologia aliadas às capacidades
humanas.
O SiBi/UFPR é composto por uma Biblioteca Central (BC),
treze BUs e uma biblioteca de ensino médio. Das quinze BUs, doze
estão localizadas nos campi de Curitiba e três em outros municípios
do estado do Paraná (Palotina, Pontal do Paraná e Matinhos).
(UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ, 2009).
A BC é responsável por coordenar e supervisionar todas as
atividades do SiBi, e também realizar a aquisição do material
bibliográfico e o tratamento técnico parcial dos materiais, atribuindo-
lhes o número de registro e efetuando a descrição física do registro
bibliográfico. Na BC encontra-se a Coleção Memória UFPR
composta por teses, dissertações, livros, separatas, monografias de
cursos de especialização, fotografias e vídeos. (PORTAL DA
INFORMAÇÃO, 2009).
Os serviços oferecidos pelas demais bibliotecas do SiBi são:
empréstimo domiciliar; empréstimo entre bibliotecas; comutação
bibliográfica; serviço de referência; catalogação na fonte e orientação
bibliográfica.
O acervo das bibliotecas que compõe o SiBi abrange as
diversas áreas do conhecimento ligadas aos cursos médio e
profissionalizante, graduação e pós-graduação que a UFPR oferece,
bem como à pesquisa e extensão. O mesmo é constituído por
aproximadamente 220.400 títulos e 413.800 exemplares de livros,
13.700 títulos de periódicos e 63.770 de materiais como: fitas de

246

vídeo, folhetos, multimídia. As bibliotecas do SiBi também mantém
assinaturas de bases de dados nacionais e internacionais.
Constituem o quadro funcional do SiBi: 50 bibliotecários, 76
técnicos administrativos, 01 arquivista, 25 bolsistas sênior e
aproximadamente 150 bolsistas.
Em 2008 o SiBi optou pela troca do software de gerenciamento
de seus serviços. A migração do software Virtua para o novo,
denominado Sophia, representa uma economia de mais cem mil
Reais por ano. Com a mudança do software, surgiu a oportunidade de
implementar, em caráter experimental, uma solicitação do Diretório
Central dos Estudantes: que a penalidade por atrasos deixasse de ser
cobrada em dinheiro, e passasse a ser feita a suspensão. (OLIVEIRA,
2009).
3 O AMBIENTE ORGANIZACIONAL

Ao tratar de um ambiente organizacional, pressupõe-se que ali
já existem costumes, metas e crenças que fazem parte do dia-a-dia
das pessoas, as quais estão habituadas a uma determinada forma de
trabalhar para alcançar os objetivos propostos. Entretanto, é
recomendado que os processos, resultados e metodologias de
trabalho sejam bem estruturados e compartilhados com os demais
colaboradores, o que nem sempre acontece.
Nos últimos anos têm-se falado muito em compartilhamento de
informação e conhecimento nas organizações e, para que isso
aconteça efetivamente, é imprescindível repensar a cultura
organizacional existente.
Entende-se que a cultura organizacional implica diretamente
nas práticas de GC. É a partir de um ambiente favorável e de uma
equipe coesa que se pode começar a pensar em compartilhamento de
informações e gestão do conhecimento de um modo mais preciso,
entendendo o processo e sabendo como se podem usar os resultados
dessa ação em prol do desenvolvimento institucional.

247

O foco da GC está no capital intelectual da organização.
Alguns fatores evidenciam a importância desse tipo de gestão e eles
também proporcionam melhorias para as organizações. Conforme
apontou Valentim (2002), a GC:
• Leva ao desenvolvimento da cultura organizacional voltada
ao conhecimento;
• Possibilita o mapeamento e reconhecimento dos fluxos
informais de informação;
• Proporciona o tratamento, análise e agregação de valor às
informações utilizando tecnologias de informação;
• Promove a socialização do conhecimento no ambiente
organizacional.
A esses fatores, adicione-se também a aprendizagem
organizacional, que de acordo com Bemfica e Borges (1999) vincula-
se ao conceito de inovação que é muito importante para as
organizações que buscam vantagem competitiva. A GC é do mesmo
modo essencial para a criação de conhecimento, a qual necessita de
um ambiente propício para acontecer. Conforme Kikoski e Kikoski
(2004), para que a grande mudança exigida das organizações
aconteça de modo a caminhar rumo ao compartilhamento de
informações, é necessário que características como cuidado, respeito
e confiança mútuos se façam presentes.
Dessa forma, pode-se abrir espaço para novas idéias e
conceitos, pois as organizações são sistemas formados por pessoas
que interagem com o ambiente interno e externo. Tavares (2002,
p.57) coloca que cultura organizacional pode ser entendida como:

um conjunto de soluções observáveis, discerníveis e
identificáveis, relativas à sobrevivência, manutenção e
crescimento de um grupo delimitado, que
denominamos empresa. Esse conjunto de soluções é
um aglomerado de aspectos ideacionais,
comportamentais e materiais.

248

Ou seja, o conhecimento e experiências adquiridos ao longo da
vida são incorporados ao dia-dia. O que é vivenciado fora do
ambiente de trabalho influencia as rotinas e tarefas que serão
desenvolvidas, pois para Morgan (1996, p. 142):

Quando se observa uma cultura, seja numa
organização, seja na sociedade mais ampla, observa-se
uma forma muito desenvolvida de prática social,
influenciada por muitas interações complexas entre
pessoas, situações, ações e circunstâncias gerais.

Fernandes (2002) argumenta que assim como as pessoas têm
personalidades e comportamentos diferentes uma das outras, as
organizações também reproduzem, através de atitudes individuais,
um modo de ser que influencia e determina como as coisas
acontecerão na organização. Para que as ações de transformação
sejam bem sucedidas, são necessárias mudanças comportamentais e
receptividade dos indivíduos.
O maior desafio para as organizações está na mudança de sua
cultura, para criar um clima propício para a transformação e
aprendizado. Portanto, para apresentar um projeto e, sobretudo novas
metodologias de trabalho, é muito importante criar um ambiente
favorável, para posteriormente alcançar a aceitação de toda a equipe.
(DUDZIAK, VILLELA e GABRIEL, 2002).
Entende-se que esse é o primeiro passo para iniciar um projeto
maior, o de GC, o qual pode ser entendido como a tarefa de
disponibilizar e tornar possível o acesso aos recursos intangíveis de
uma organização, que nesse caso é o conhecimento dos indivíduos
que atuam naquela organização. Ou seja, gerenciar de forma eficaz
os processos e rotinas que envolvem conhecimento dentro da
organização, para saber aproveitá-lo novamente mais adiante,
ganhando dessa forma vantagem competitiva principalmente em
longo prazo.

249

Castro (2005) define a GC como uma atividade cíclica e
dinâmica que envolve todos os processos da organização. Procura-se
mapear os conhecimentos disponíveis na organização, ligando-os aos
processos essenciais que, direcionados pela sua estratégia, buscam
um melhor desempenho organizacional, o desenvolvimento de seus
produtos e serviços, sua qualidade, a gestão de clientes, entre outros.
Entende-se que a GC procura dar continuidade ao know-how da
organização.
Tendo em vista que, até o momento, a GC voltada para a
melhoria da organização da biblioteca foi pouco explorada,
considera-se este um estudo relevante para integrar a equipe do SiBi
e demonstrar a importância da prática diária do compartilhamento de
informação e conhecimento.
Para que todas essas ações citadas anteriormente realmente
aconteçam, é necessário que quatro elementos estejam interligados,
são eles: informação, conhecimento, tecnologia e pessoas. Se não
forem considerados cada um deles com o equilíbrio necessário, todo
o trabalho será em vão. Deles dependem os processos de criação de
significado, construção do conhecimento e tomada de decisão, pois
para Choo (2003), a organização que for capaz de integrá-los
eficientemente pode ser considerada uma organização do
conhecimento.

4 O COMPARTILHAMENTO DE INFORMAÇÃO E
CONHECIMENTO: UMA PROPOSTA

O SiBi é formado por profissionais de diferentes áreas, que
tiveram sua formação base em várias instituições e localidades, além
de serem de diversas gerações. Portanto, entende-se que um
esclarecimento de conceitos como gestão do conhecimento, cultura


250

organizacional e no que consiste efetivamente o compartilhamento
de informação e conhecimento, faz-se necessário.
A presente proposta será apresentada à coordenação do
SiBi/UFPR que, posteriormente, irá discutí-la com os demais
coordenadores de cada biblioteca. Uma vez aprovada, entende-se que
é pertinente formar um grupo de trabalho responsável pela
elaboração e operacionalização de todas as ações ligadas ao projeto.
Sugere-se que esse grupo seja formado por no máximo cinco pessoas
que, de preferência, já tenham trabalhado ou pesquisado sobre GC.
Formado o grupo de trabalho, este iniciará o planejamento das ações
para então colocá-las em prática.
Inicialmente, propõem-se as seguintes ações para proporcionar
um ambiente de compartilhamento de informação e conhecimento:

a) Mini-curso: é uma oportunidade para esclarecer conceitos como:
conhecimento, informação, gestão do conhecimento, cultura
organizacional entre outros. Nessa atividade é importante que a
linguagem seja simples e clara, que seja incentivada a participação
dos presentes, sobretudo que eles estejam à vontade para fazer
questionamentos e entendam o objetivo de estarem ali. Pode ser
ministrado por um convidado, especialista na área.

b) Atividade motivadora: nesse momento os servidores já
conhecem o projeto e estão familiarizados com conceitos que
passarão a fazer parte do seu dia-a-dia. Fugindo um pouco da rotina,
sugere-se que sejam promovidas situações informais em que as
pessoas costumam compartilhar conhecimento e informação, como
por exemplo a hora do cafezinho. É importante que os envolvidos no
projeto percebam as vantagens desse compartilhamento com os
colegas e que eles entendam que tal ação acontece das formas mais
inusitadas. Essa atividade pode ser coordenada por um ou mais
integrantes do grupo responsável pelo projeto.

251

c) Identificação do capital intelectual do SiBi: por meio de
questionário, que será estruturado pelo grupo de trabalho, objetiva-se
identificar a formação acadêmica e profissional dos servidores.
Também é importante procurar conhecer as competências e
habilidades, além de atividades realizadas fora do ambiente de
trabalho. Essa ação possibilitará, posteriormente, o mapeamento do
capital intelectual para facilitar o compartilhamento de informação e
conhecimento.

d) Mapa do conhecimento: A partir das respostas do questionário
será criado um "perfil" de cada servidor do SiBi. Posteriormente, será
feito um documento, denominado mapa do conhecimento, onde
estarão todas as informações pessoais fornecidas pelos servidores,
para que possam ser facilmente acessadas e compartilhadas por todos
os colegas de trabalho. Esse mapa poderá ser montado em uma
página Web na intranet do SiBi.

e) Gestão de documentos: cada biblioteca que compõe o SiBi
possui documentos que precisam ser arquivados. É necessária a
implantação de uma gestão documental para a elaboração da Tabela
de Temporalidade e planos de classificação dos documentos, para
que os mesmos sejam armazenados de maneira correta garantindo o
acesso rápido à informação e sua preservação.

f) Ferramentas colaborativas: a utilização dessas ferramentas
auxilia para que a informação flua rapidamente, além de diminuir
distâncias, pois podem ser utilizadas por qualquer pessoa, a qualquer
hora e lugar.


252

Sugere-se o uso de duas ferramentas para essa primeira parte
do projeto. Elas são gratuitas, fáceis de usar e de criar ou instalar.
São elas:
• Blog: É um diário on-line que pode ser atualizado rapidamente a
qualquer momento. O conteúdo está organizado em entradas
(posts) ordenadas cronologicamente, podendo conter textos,
imagens e links a outras páginas. Além do autor, outras pessoas
também podem deixar comentários. (BOTTENTUIT JUNIOR;
IAHN; BENTES, [200?]). Pretende-se com o blog promover o
compartilhamento de informações relativas às atividades de
trabalho do dia-a-dia dos colaboradores (catalogação,
classificação, indexação, serviço de referência, entre outros).
Poderão ser expostas dúvidas, boas práticas de trabalho,
novidades, notícias, divulgação de eventos, etc. A postagem no
blog poderá ficar sob a responsabilidade de um bibliotecário em
cada biblioteca do SiBi. Os demais terão livre acesso para fazer
comentários.
• Skype: Ferramenta para transmissão instantânea de voz e vídeo.
Também permite o envio de mensagens e compartilhamento de
arquivos em tempo real. As ligações de Skype para Skype são
gratuitas e ilimitadas para qualquer lugar do mundo. Com o uso
dessa ferramenta pretende-se estabelecer uma ligação direta entre
todos os servidores do SiBi, diminuindo distâncias para facilitar a
comunicação e conseqüentemente, o compartilhamento de
informação.

g) Prática: Sugere-se que sejam apresentadas as ferramentas citadas
anteriormente como formas que venham a possibilitar a colaboração
e o compartilhamento de informação e conhecimento, e que
posteriormente os servidores sejam treinados para a utilização das
mesmas. Recomenda-se que esta etapa seja desenvolvida em pelo
menos oito horas.

253

Tendo em vista o número de bibliotecas do SiBi, e também
suas localização em diferentes setores, percebeu-se que a
comunicação entre os servidores fica comprometida e que eles
acabam se isolando em seus lugares de trabalho. O fluxo de
informação não estruturado e a falta de práticas que incentivam o
colaboração e a troca de informações foram alguns dos fatores que
motivaram a iniciativa de promoção de práticas de GC entre os
servidores do SiBi.
As atividades diárias das bibliotecas do SiBi são muito
parecidas, mesmo que prestem serviços a usuários de áreas
diferentes. Contatou-se que apenas algumas dessas práticas são
compartilhadas entre os servidores das diferentes unidades de
informação. Portanto, pretende-se buscar a integração entre esses
servidores e também para que eles apresentem ao grande grupo as
boas práticas de sua biblioteca, bem como as dificuldades
encontradas, seja para buscar soluções ou apenas para a
socialização. Busca-se também aproximar os servidores e incentivar
conversas, produção científica conjunta, ações integradas e a busca
por solução para problemas comuns.
Considerando que um dos objetivos da GC é a aprendizagem
organizacional, acredita-se que essa prática possibilitará além da
colaboração, também a criação de conhecimento que é tão
importante para as organizações que reconhecem no seu capital
intelectual o seu maior bem. A inovação e o empreendedorismo são
outros fatores que estarão presentes com o passar do tempo, a partir
da busca por informações e conhecimentos.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS


254

Com base no que foi exposto, acredita-se que será essencial o
envolvimento da coordenação do SiBi e dos servidores para o
sucesso desse projeto. O compartilhamento de informação e
conhecimento tem como ponto central as pessoas. Sem elas é
impossível essa prática. Portanto, a primeira ação nesse sentido deve
focar a familiarização da equipe com os conceitos relacionados à GC.
Não é intenção das autoras apresentarem uma proposta pronta e
imutável. Serão necessárias inúmeras discussões e trocas de idéias
para colocar em prática um projeto sólido e que possibilite a
obtenção de resultados efetivos. Entende-se que o processo de GC é
muito amplo. Entretanto, nada impede que práticas de
compartilhamento de conhecimento sejam iniciadas antes de um
projeto de GC estar consolidado.
Com a proposta apresentada nesse documento, pretende-se
possibilitar o acesso a recursos tangíveis e intangíveis que podem
ajudar os colaboradores a desempenhar suas funções de forma mais
eficiente. Uma vez que a biblioteca é, por natureza, local para reunir,
processar, difundir, armazenar e disseminar a informação, esse é um
ambiente propício para a implantação de um projeto de GC. Não se
pode deixar de destacar essa qualidade, com o intuito de valorizar as
pessoas envolvidas e do compartilhamento dos conhecimentos
existentes, integrando, desse modo, a equipe de trabalho como um
todo e proporcionando vantagem competitiva à organização.

REFERÊNCIAS

BEMFICA, Juliana do Couto; BORGES, Mônica Erichsen Nassif
Borges. Aprendizagem organizacional e informação. Ci. Inf.,
Brasília, v.28, n.3, p.233-240, set./dez. 1999.


255

BOTTENTUIT JUNIOR, João Batista, IAHN, Luciene Ferreira,
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http://www.dgz.org.br/ago02/F_I_art.htm Acesso em: 25 ago. 2008.

_____

INFORMATION AND KNOWLEDGE SHARING: INSERTING
PRACTICES OF KNOWLEDGE MANAGEMENT IN A SYSTEM
OF FEDERAL UNIVERSITY LIBRARIES
Abstract This paper presents the proposal to promote a favorable environment to
share information and knowledge among the workers of the Sistema de Bibliotecas
(SiBi) from the Universidade Federal do Paraná (UFPR). First of all, there is a
brief description of the SiBi/UFPR and then the questions related to the
organizational environment and knowledge management (KM) are discussed. It
defines concepts of KM and organizational culture, and then it presents the main
proposal. The suggestions that are presented in this paper are part of the
beginning of a bigger project that will be developed. When the sharing of
knowledge and information is put at the top, the first stage of the KM will be put in
practice. To stimulate the University Library to that practice it is important to
preserve the organizational knowledge, the learning and to overcome the
challenges of the changes in the organizational culture that will come.
Keywords: University Library; Organizational culture; Knowledge management;
Sistema de Bibliotecas – SiBi.
____


258

Paula Carina de Araújo (CRB 9/1562)
Mestranda do Programa de Pós-graduação Multidisciplinar em
Ciência, Gestão e Tecnologia da Informação – Universidade Federal
do Paraná-UFPR Bacharel em Biblioteconomia com Hab. Gestão da
Informação – Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC
Bibliotecária – Documentalista na Biblioteca de Ciências Jurídicas
da Universidade Federal do Paraná-UFPR
Contato: paula.carina.a@gmail.com

Suzana Zulpo Pereira (CRB 9/1560)
Aluna do MBA em Gestão Estratégica - Universidade Federal do
Paraná-UFPR Bacharel em Biblioteconomia com Hab. Gestão da
Informação – Universidade do Estado de Santa Catarina-UDESC
Bibliotecária – Documentalista na Biblioteca de Ciências da
Saúde/Sede da Universidade Federal do Paraná-UFPR
Contato: suzanazp@yahoo.com.br

Maria Emilia Pecktor de Oliveira (CRB 9/1510)
Bacharel em Biblioteconomia pela Universidade Federal do Rio
Grande do Sul – UFRGS.
Bibliotecária – Documentalista na Biblioteca de Ciências Humanas e
da Educação da Universidade Federal do Paraná-UFPR
Contato: mepopec@yahoo.com.br

Artigo:
Recebido em: 18/08/2009
Aceito em: 06/09/2009


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